來源：《管理：任務(wù)、責任和實踐》

小企業(yè)更需要管理

人們在不久以前還廣泛地認為，小企業(yè)不必過多地注意或根本不用去注意管理，因為管理只是為“大家伙”準備的。小企業(yè)中現(xiàn)在還有人這樣說，“管理嗎?那是通用電氣公司才需要的;我們很小，又很簡單，用不著去注意管理?！钡@是一種錯誤的看法。

小企業(yè)甚至比大企業(yè)更需要有組織的、有系統(tǒng)的管理。它的確無需有龐大的中央?yún)⒅\服務(wù)部門，在許多領(lǐng)域中也無需有復雜的程序和技術(shù)。事實上，小企業(yè)也負擔不起龐大的參謀服務(wù)部門和復雜的程序，但它的確需要有高度的管理。

小企業(yè)需要有戰(zhàn)略

小企業(yè)經(jīng)不起處于邊緣狀態(tài)，卻長期處于這種危險之中。因此，它必須仔細考慮出一種能使它顯出特色的戰(zhàn)略來。

用生物學上的術(shù)語來說，它必須找到一個特殊的生態(tài)位置，在其中它具有優(yōu)勢并能經(jīng)得起競爭。這種特殊位置可能是在某一特別市場上的領(lǐng)先地位(無論它是從地理上說、消費需要上說，還是從消費者的價值觀上說)，也可能表現(xiàn)為在某一方面非常卓越(如提供某種服務(wù)的能力)，或有某種獨特的技術(shù)。

這種生態(tài)利基的一個例子是美國的一家小型制藥公司。它在一個由巨型跨國公司占領(lǐng)導地位的市場中足以維持自己的生存并綽綽有余。它把自己的力量集中于眼科醫(yī)師治療病人的需要，特別是眼科手術(shù)的需要，為自己建立了一種生態(tài)市場利基。在這種生態(tài)市場利基上，雖然并不是沒有競爭的，但它卻確立了強大的領(lǐng)先地位。

還有一個例子是只為美國大城市制造出租汽車的契克出租汽車公司(Checker Cab)。契克公司每年只生產(chǎn)四千輛汽車，但在出租汽車制造業(yè)中占領(lǐng)先地位;美國汽車公司(American Motors)的產(chǎn)量80倍于它，卻是一個處于邊緣狀態(tài)的企業(yè)。

一個小企業(yè)的戰(zhàn)略也可能是把力量集中于為一個小而重要的領(lǐng)域提供出色的服務(wù)。當美國的大型超級市場連鎖的服務(wù)質(zhì)量一般較差時，美國東海岸和西海岸的一些地區(qū)連鎖商店卻獲得了出色的成果。它們之所以能獲得出色的成果，都是由于它們的經(jīng)理決定在某一領(lǐng)域中集中力量并提供出色的服務(wù)。典型的情況是，其中的一位經(jīng)理肯定自己在提供各類加工食品方面不能超過大型超級市場連鎖，但是他可以提供真正第一流的肉類和真正有禮貌的服務(wù);而這是大型超級市場由于規(guī)模太大而很難提供的，卻是超級市場的顧客所最重視的。

即使更小的企業(yè)也需要而且能夠制定一個戰(zhàn)略。

美國大城市周圍的郊區(qū)一般都有著過多的房地產(chǎn)代理商，其中絕大多數(shù)都只能勉強維持。有一個地區(qū)的一個房地產(chǎn)代理商由于仔細考慮出了一種獲得領(lǐng)先地位的戰(zhàn)略而發(fā)展了一項雖小但非常獲利的業(yè)務(wù)。當在1950年左右開始從事這項職業(yè)時，他仔細地考察了他所在的地區(qū)并發(fā)現(xiàn)該地區(qū)的主要“行業(yè)”是高等教育。雖然當?shù)氐脑S多居民早出晚歸地到附近的大城市去上班，但也有相當數(shù)量的人是住在當?shù)氐谋容^富裕的教師。這些教師在二十多所大專院校中教書。這些院校大部是小型的，但也有幾所是相當大的。

在美國的所有職業(yè)中，年青的大學教師的離職率可能是最高的。這些年青教師一般在一個地方教幾年書以后就轉(zhuǎn)到其它地方的學校中去教書。這個地區(qū)的二十多所院校每年要雇用五百多個新教師，離職的人數(shù)也與此相當。這位年青的房地產(chǎn)代理商決定把力量集中在這個市場上并為它提供所需要的服務(wù)。他還發(fā)現(xiàn)，他可以用最低的成本同這個市場直接接觸。因為，各個院校準備雇用的新教師和在學年結(jié)束時準備離開的教師的名單，當然在幾個月以前就已經(jīng)知道了。而每個院校當然很高興有一位可靠的人來承擔為新教師尋找住房這樣一項困難而麻煩的任務(wù)。其結(jié)果是，這位房地產(chǎn)代理商所做的生意為其同等規(guī)模的事務(wù)所的3倍，而所花的費用卻最小。他每年的成交量約為五百到一千所房屋，仍然不算大，但他所獲得的利潤卻幾乎為一般郊區(qū)房地產(chǎn)代理商的4倍。

這些例子顯然非同尋常。因為，一般的小企業(yè)并沒有什么戰(zhàn)略。一般的小企業(yè)并不是“機會型的”，而是“問題型的”——解決了一個問題，又是一個問題。因而一般的小企業(yè)都不是成功的企業(yè)。

因此，管理一個小企業(yè)的第一個要求就是提出和回答這一問題：“我們的企業(yè)是什么以及它應(yīng)該是什么?

小企業(yè)需要對高層管理的任務(wù)進行組織

一個小企業(yè)就是一個至多只要求一個人以全部時間從事高層管理工作而不作其它事情的企業(yè)。事實上，絕大多數(shù)小企業(yè)中的第一把手往往也承擔某些職能性工作，而這常常是應(yīng)該的。但這使得小企業(yè)更有必要確定實現(xiàn)其目標所必需的關(guān)鍵活動，并肯定這些關(guān)鍵活動已分配給能負責的人去承擔。否則，這些關(guān)鍵活動根本就不能完成。

絕大多數(shù)小企業(yè)認為它們知道什么是關(guān)鍵活動，并且認為它們已注意到這些關(guān)鍵活動。但是，只要簡單地分析一下就會發(fā)現(xiàn)，他們是在欺騙自己?？赡苊恳粋€人都在談?wù)撽P(guān)鍵活動，但并沒有人對它們多加注意。人們對這些關(guān)鍵活動視而不見——結(jié)果常常是把它們忽略了。所需要的通常并不是更多的人員，而是多思考一下，多做些組織工作，有一種簡單的報告和控制制度——也許只不過是一種核查清單——以便肯定這些關(guān)鍵活動的確有人在進行。

這事實上還意味著，即使是小企業(yè)也需要有一個高層管理班子。這個班子中的絕大多數(shù)成員只是以部分時間從事高層管理工作，其主要任務(wù)可能是職能工作。但是，小企業(yè)正像其它任何企業(yè)一樣有必要——而且也許比其它絕大多數(shù)企業(yè)更有必要——保證其整個管理集團知道有哪些關(guān)鍵活動，每項關(guān)鍵活動的目標是什么，以及誰負責進行每項活動。

有一家小型的、高度專業(yè)化的企業(yè)，向郊區(qū)住戶供應(yīng)各種維護草坪的用品，如草籽、肥料、殺蟲劑等。這個企業(yè)中的每一個人似乎都“知道”企業(yè)的關(guān)鍵活動顯然是制造和銷售。但是，當有人第一次問他們什么是關(guān)鍵活動時，各人的回答卻是各不相同的：研究美國郊區(qū)的消費者如何看待草坪及維護草坪;研究消費者的期望和認為有價值的是什么;同時對代銷商和消費者作推銷活動;把產(chǎn)品配套，以便代銷商遠銷而不必再去“推銷”;等等。

沒有人對這些感到奇怪——事實上這些全都是“明顯的”關(guān)鍵活動。但是，直到那個時候，實際上沒有人不辭辛勞地記下這些明顯的關(guān)鍵活動，其結(jié)果是沒有人對任一關(guān)鍵活動負責。其實，確定關(guān)鍵活動只需要很少的時間，而確定每項關(guān)鍵活動已列入企業(yè)的現(xiàn)有結(jié)構(gòu)之中而且由現(xiàn)有的某個人負責，也并不需要很多時間。從那以后的年代中，該公司取得了迅速的成長和成功。他們把這歸功于確定了企業(yè)的關(guān)鍵活動并把它們納入于管理結(jié)構(gòu)之中。

小企業(yè)的資源，尤其是優(yōu)秀的人才，是有限的。因此，集中使用其資源有極為重要的意義。如果不明確規(guī)定關(guān)鍵活動并委派以職責，那就會使資源分散而不是集中。

小企業(yè)特別要注意使第一把手有效地工作。即使他能擺脫職能工作而以全部時間投入高層管理工作，他的負擔也會是很重的。它肯定會受到來自各個方面的嚴酷壓力——來自主要顧客和職工的，來自供貨者和銀行的。如果他對自己從事的工作不負責，他就不能正確地使用他的力量。

首先要問的問題是：“第一把手的長處究竟在哪里?”他在哪一方面比企業(yè)中其他人干得更好?“在他真正擅長的各種事情中，什么是對企業(yè)的成功和存在最關(guān)鍵和最重要的?”在高層管理班子中，對每一成員的分工，應(yīng)能反映各人的個性。小企業(yè)應(yīng)該問一下：“關(guān)鍵活動中有哪一些是第一把手應(yīng)該承擔的?”對關(guān)鍵活動的分析應(yīng)該是非人稱的和客觀的，但工作的分配，特別是對策一把手所承擔工作的分配，應(yīng)該以個人的專長為依據(jù)。

在許多小企業(yè)中，特別是成長中的小企業(yè)中，第一把手的同事們常常批評他把時間用得不恰當。如果他們指的是他沒有注意企業(yè)的關(guān)鍵活動，那么他們的批評是對的。但他們指的常常是，他把力量用于處理他特別擅長的一些活動，而不去從事那些同樣重要的關(guān)鍵活動。如果那位第一把手并不特別擅長處理人的問題，但卻是一位理財能手，那么，解決的辦法并不是叫那位第一把手自己去處理人的問題而要會計長去處理財務(wù)問題。應(yīng)該承認第一把手擅長理財是一大優(yōu)點，應(yīng)該讓其他更擅長于處理人的問題的人來處理這一必須處理的關(guān)鍵工作。

一個小企業(yè)的第一把手必須這樣地來組織其職務(wù)，以便他有時間承擔起兩項其他人無法承擔的任務(wù)：他必須有時間為公司挑選關(guān)鍵的人員，還必須有時間來處理“對外”事務(wù)，即市場、顧客、技術(shù)等方面的事務(wù)，必須警惕自己不要陷在辦公桌的文件堆里。

小企業(yè)的一個主要優(yōu)點是第一把手能夠了解企業(yè)中的每一個關(guān)鍵人員、他們的志向、抱負、思想和行動的方式、長處和短處、成績記錄以及潛在能力。這就要求他有時間，尤其是機動時間，即未作特殊安排的時間，不是用來處理“問題”的時間。

他用于處理對外事務(wù)的時間也是這樣。小企業(yè)必須有一個在小而確定的領(lǐng)域內(nèi)起領(lǐng)先地位的戰(zhàn)略。這就要求同外界有親密的聯(lián)系。假如企業(yè)像契克出租汽車公司那樣準備在出租汽車銷售方面占領(lǐng)先地位，就要有時間同大城市批準特許權(quán)的機構(gòu)多聯(lián)系，因為公司的市場取決于它們的規(guī)定;還要有時間同出租汽車車隊的所有車主多聯(lián)系;也許還要有時間同出租汽車公司的司機和旅客多聯(lián)系。

絕大多數(shù)小企業(yè)中的第一把手會抗議說，他們在辦公室以外花費的時間已經(jīng)太多了。他們一直在旅途中。例如，他們常常不得不親自處理大筆生意，同銀行談判所需的貸款。但是，他們必須把時間用在處理另外一些對外事務(wù)上。他們必須花些時間使自己掌握有關(guān)市場、新的機會、影響其業(yè)務(wù)的變化的情報。他必須有時間使自己能夠回答這一問題，“我們的企業(yè)應(yīng)該是什么?”這也并不要求花費多少小時的時間，但要求做一些與日常作業(yè)工作性質(zhì)上不同的有系統(tǒng)的、有目的的工作。

小企業(yè)必須有自己的控制和信息系統(tǒng)

小企業(yè)在人力、財力方面的資源是有限的，所以必須保證把資源用于能產(chǎn)生成果的地方;它增加資源的能力是有限的，所以必須肯定不會超越自己的財務(wù)能力的限度，必須能很好地事先知道在什么時間和什么地方，會有追加資金的需要。小企業(yè)經(jīng)不起限期償還大筆資金和突然需要大筆金錢的壓力。即使企業(yè)處于繁榮狀況，一般也要花費相當時間才能籌到追加的資金。

小企業(yè)還必須了解環(huán)境中的重大變化，其成功依賴于它在一個小的生態(tài)領(lǐng)域中的優(yōu)先地位。因此，它必須了解這一生態(tài)領(lǐng)域中任何變化的可能性。

通常的會計資料雖然是必需的，但還不夠。小企業(yè)必須了解它的每一個關(guān)鍵人員在什么職位上，以及他是在為“成果”而工作，還是為“解決問題”而工作。它必須了解它的稀缺資源的生產(chǎn)率——它的人員、資本、原料和供應(yīng)品的生產(chǎn)率。它必須了解它的生產(chǎn)如何在顧客中分布：例如，它的生意是不是依賴于兩、三個大主顧，其它的分散在幾百個主顧那里 ? 因此，它易受打擊的程度有多大?

應(yīng)該特別注意小企業(yè)所需要而通常又難于得到的財務(wù)和經(jīng)濟情報。當然，目前的小企業(yè)一般都已掌握傳統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)。但是，小企業(yè)中知道自己的現(xiàn)金流量的卻很少，而能預測未來的現(xiàn)金流量的就更少了。它們?nèi)贾阑驊?yīng)該知道自己的應(yīng)收賬款，但一般并不知道它們的顧客、它們的經(jīng)銷商和代理商是不是把自己的產(chǎn)品積壓在倉庫里。因此，它們需要有關(guān)于自己產(chǎn)品的最終市場即從代銷商那里購買物品的消費者的情報。

一個小企業(yè)只需要很少一些數(shù)據(jù)。絕大多數(shù)它們所得要的數(shù)據(jù)是很容易得到的，特別是它們很少要求精確度很高的數(shù)據(jù)。但是，小企業(yè)所最需要的數(shù)據(jù)卻一般并不是通常的會計模式所能提供的，而是一些把公司的目前狀況及其關(guān)鍵資源的目前利用同預計的未來發(fā)展聯(lián)系起來的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)一方面要能確定未來的機會，另一方面又能防止可能的危險。

小企業(yè)負擔不起“大管理”，即大量管理人員、管理程序和各種數(shù)據(jù)，卻需要有第一流的管理。它必須精確地組織其高層管理工作，因為它負擔不起復雜的高層管理結(jié)構(gòu)。